Polityka prywatności

Rupcom, NIP: 6762362070, REGON: 121508970. Kontakt: pomoc@chatbotnest.pl; international: support@chatbotnest.com.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osób korzystających z konta ChatbotNest, kontaktujących się z nami oraz danych niezbędnych do bezpieczeństwa i własnych rozliczeń jest Rupcom, NIP: 6762362070, REGON: 121508970. W sprawach danych i realizacji praw kontaktuj się pod pomoc@chatbotnest.pl.

Administratorem danych odwiedzającego witrynę z widgetem, treści jego rozmowy i leada jest co do zasady firma prowadząca tę witrynę. Rupcom działa wtedy jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie zgodnie z umową powierzenia. Informację o celu, podstawie i odbiorcy kontaktu powinien udostępnić właściciel witryny. Poniższa polityka nie zastępuje jego informacji.

2. Kategorie danych, cele i podstawy

• Konto i usługa: e-mail, nazwa, skrót hasła, członkostwo i role w organizacji, konfiguracja chatbotów, źródła wiedzy, sesje i historia operacji niezbędna do działania usługi. Podstawa: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dla reprezentantów i współpracowników klienta — uzasadniony interes w obsłudze relacji biznesowej (lit. f).
• Rozliczenia: dane nabywcy, identyfikatory klienta i subskrypcji Stripe, plan, statusy płatności, zakupy dodatkowej puli i metadane zużycia. Podstawa: umowa (lit. b), obowiązki podatkowe i rachunkowe (lit. c), ustalanie i obrona roszczeń (lit. f). Nie przechowujemy pełnych numerów kart ani kodów CVC.
• Kontakt i reklamacje: dane kontaktowe, treść korespondencji i opis problemu; podstawa: działania przed umową i obsługa umowy (lit. b), obowiązek rozpatrywania reklamacji, gdy wynika z ustawy (lit. c), oraz uzasadniony interes w obsłudze pozostałej korespondencji (lit. f).
• Bezpieczeństwo: adres IP w logach dostępu, czas, ścieżka żądania, identyfikatory sesji, informacje o błędach i limitowaniu. Podstawa: uzasadniony interes w ochronie usługi, danych i przeciwdziałaniu nadużyciom (lit. f).
• Rozmowy i leady w widgetach: pytania i odpowiedzi, identyfikator sesji, chatbot i czas; w formularzu opcjonalnie imię, e-mail, telefon oraz treść zapytania zależnie od konfiguracji. Podstawę przetwarzania określa administrator witryny. Świadome wysłanie prośby o kontakt nie zapisuje do newslettera ani nie stanowi ogólnej zgody marketingowej.

Podanie danych konta jest niezbędne do świadczenia usługi. Dane kontaktowe w formularzu podajesz dobrowolnie; brak wymaganych pól może uniemożliwić przyjęcie zapytania lub odpowiedź. Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, haseł, numerów kart ani danych osób trzecich bez właściwej podstawy.

3. Dostawcy i odbiorcy

Dostęp mają upoważnione osoby Rupcom oraz dostawcy w zakresie niezbędnym do swoich zadań:

• OVHcloud / OVH: hosting infrastruktury i poczta transakcyjna, w tym wiadomości z adresu support@chatbotnest.com.
• OpenAI: API modeli AI do embeddingów i generowania odpowiedzi. Przesyłane są treści potrzebne do zadania: pytanie, ograniczona historia i fragmenty wiedzy. Nie przesyłamy danych płatniczych do modelu.
• Stripe: płatności, Checkout i portal subskrypcji; przetwarza dane także jako odrębny administrator dla własnych obowiązków prawnych, bezpieczeństwa i obsługi płatności. Zobacz politykę Stripe.
• Google: jeżeli wybierzesz logowanie Google, otrzymujemy identyfikator konta, zweryfikowany e-mail i dane profilu niezbędne do logowania. Google przetwarza dane zgodnie z własną polityką. Możesz korzystać z logowania hasłem bez wybierania Google.
• Apple: jeżeli wybierzesz logowanie Apple po jego udostępnieniu, otrzymujemy identyfikator konta oraz zweryfikowany adres e-mail. Możesz wybrać adres przekazujący Apple „Ukryj mój adres e-mail”. Nie pobieramy hasła Apple, kontaktów ani innych danych iCloud. Apple przetwarza dane zgodnie z własną polityką. Połączenie z istniejącym kontem wymaga zalogowania do ChatbotNest i świadomego wyboru w ustawieniach. Logowanie hasłem i Google pozostaje dostępne.
• Uprawnione organy, doradcy prawni i księgowi, jeżeli udostępnienie jest konieczne i ma podstawę prawną. Zewnętrzne integracje skonfigurowane przez klienta otrzymują dane w zakresie nadanych im uprawnień; za ich wybór i instrukcje odpowiada klient.

Dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w związku z usługami OpenAI, Stripe, Google i Apple. Właściwe zabezpieczenia transferu wynikają z warunków danego dostawcy: decyzji o adekwatności w zakresie, w którym ma zastosowanie, albo standardowych klauzul umownych i wymaganych dodatkowych zabezpieczeń. Informację o stosowanym mechanizmie i kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z nami. Nie deklarujemy wyłącznego przetwarzania wszystkich danych AI w UE.

4. Zasady AI i analityki

Integracja OpenAI API ustawia store=false dla generowania odpowiedzi. Według zasad OpenAI dane API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli bez odrębnego udostępnienia. Dostawca może zachowywać logi bezpieczeństwa zgodnie z własnymi warunkami; nie oferujemy gwarancji Zero Data Retention. Aktualne zasady: OpenAI — dane API.

Rejestrujemy model, liczbę tokenów wejściowych, wyjściowych i cache, koszt oraz identyfikator organizacji i chatbota w celu rozliczania infrastruktury i ochrony przed nadużyciami. Metadane kosztów nie wymagają zachowania treści rozmowy. Statystyki klienta mogą prezentować popularne pytania i sygnały braku odpowiedzi. Są opisem użycia, a nie gwarancją jakości.

Nie stosujemy podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec Ciebie wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania. Odpowiedzi chatbotów mogą być błędne i wymagają weryfikacji; nie służą ocenie osób ani podejmowaniu istotnych decyzji o ich prawach.

Na chatbotnest.com, za dobrowolną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), korzystamy z Google Analytics 4, dostawca Google Ireland Limited. Przetwarzane są dane odwiedzin, urządzenia, przybliżonej lokalizacji i identyfikatory cookies. Wysyłamy ścieżkę strony bez parametrów i fragmentów, bez identyfikatora konta oraz treści rozmów. Wyłączamy Google Signals i personalizację reklam. Google może przetwarzać dane poza EOG zgodnie ze swoimi warunkami i zabezpieczeniami transferu. Okres przechowywania danych w GA4 zależy od ustawień administratora usługi (2 lub 14 miesięcy). Zgodę wycofasz przez „Ustawienia cookies”; wycofanie nie zmienia zgodności wcześniejszego przetwarzania. Szczegóły: cookies i polityka prywatności Google.

5. Retencja i usuwanie

• Dane konta — przez czas świadczenia usługi, a po zakończeniu tylko w zakresie niezbędnym do obowiązków prawnych, rozliczeń i ochrony roszczeń. Żądanie zamknięcia konta można zgłosić e-mailem.
• Treść historii rozmów — odpowiednio 7 dni (Free), 30 dni (Starter), 365 dni (Growth) lub 730 dni (Agency), usuwana przez okresowe zadanie. Aby nie skasować historycznych danych w chwili migracji lub zmiany planu, okres ochronny dla istniejącej historii rozpoczyna się ponownie przy takim zdarzeniu. Możliwe jest wcześniejsze usunięcie zgodnie z uprawnieniami.
• Leady — zasadniczo 180 dni; dla historycznych rekordów okres ochronny liczymy od uruchomienia retencji lub jej ponownego rozpoczęcia przy zmianie planu. Administrator witryny może usunąć je wcześniej. Dane przeniesione przez niego do odrębnego systemu podlegają jego własnej retencji.
• Sesja logowania — do 7 dni lub wcześniejszego unieważnienia; techniczna sesja widgetu — do 24 godzin. Ważność tokenu sesji nie określa retencji treści. Żądania czatu z zakończonym przetwarzaniem są porządkowane po 32 dniach. Wysłane powiadomienia i zakończone dostawy webhooków — po 30 dniach.
• Dokumenty księgowe i dane konieczne do obowiązków podatkowych — przez ustawowy okres, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane potrzebne do roszczeń mogą być przechowywane przez właściwy termin przedawnienia. Zakres i okres mogą ulec przedłużeniu, jeśli wymaga tego prawo lub trwający spór.
• Logi, nieudane dostawy i metadane techniczne — tylko w zakresie potrzebnym do bezpieczeństwa, usunięcia błędu, rozliczenia lub roszczeń; okres jest weryfikowany przy obsłudze zdarzenia i żądania usunięcia. Kopie zapasowe są odseparowane od bieżącego użycia; usunięcie z bazy roboczej nie oznacza natychmiastowego usunięcia z każdej kopii. Dane w kopiach podlegają ograniczeniu użycia i usunięciu w cyklu wymiany lub po ustaniu konieczności przechowywania; przy odtworzeniu uwzględniamy wcześniejsze żądania usunięcia.

Usunięcie chatbota usuwa jego dane operacyjne, lecz nie zeruje puli ani nie usuwa niezbędnego rejestru rozliczeń. Zakończenie umowy i zwrot lub usunięcie danych powierzonych opisuje umowa powierzenia.

6. Prawa i skargi

Na warunkach określonych w RODO przysługują Ci: dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie oraz sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Gdy podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Nie każde żądanie usunięcia obejmuje dane, które musimy zachować na podstawie prawa.

Wniosek dotyczący konta kieruj na pomoc@chatbotnest.pl; dotyczący rozmowy lub leada na stronie klienta — do administratora tej strony. Pomożemy mu w realizacji praw. Weryfikujemy tożsamość proporcjonalnie do ryzyka. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; o uzasadnionym przedłużeniu poinformujemy w tym terminie. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Bezpieczeństwo i pamięć przeglądarki

Stosujemy HTTPS, hashowanie haseł i tokenów API, kontrolę ról i separację organizacji oraz przestrzeni, podpisy webhooków, ograniczenia ruchu i dostępu do infrastruktury. Dane dostępowe nie powinny trafiać do rozmów ani treści indeksowanych stron. Klient odpowiada za bezpieczeństwo swojego konta, kluczy i integracji.

Szczegóły cookies i pamięci lokalnej opisuje polityka cookies. Nie uruchamiamy na landingu skryptów reklamowych ani zewnętrznej analityki marketingowej. O istotnych zmianach sposobu przetwarzania poinformujemy odpowiednio do ich charakteru; zgoda będzie uzyskana, jeśli wymaga jej prawo.

Strona główna · Regulamin · Prywatność · Cookies · Powierzenie danych