Umowa powierzenia danych
Rupcom, NIP: 6762362070, REGON: 121508970. Kontakt: pomoc@chatbotnest.pl; international: support@chatbotnest.com.
1. Strony i przedmiot
Niniejsze warunki stanowią część regulaminu ChatbotNest. Klient, jako administrator danych odwiedzających lub upoważniony podmiot przetwarzający, powierza Rupcom jako podmiotowi przetwarzającemu dane w rozumieniu art. 28 RODO. Jeżeli klient działa na rzecz innego administratora, zapewnia uprawnienie do dalszego powierzenia. Umowa obejmuje dane przekazywane do usługi, a nie dane, dla których Rupcom jest odrębnym administratorem, opisane w polityce prywatności.
Przedmiotem jest utrzymanie chatbotów i źródeł wiedzy, generowanie odpowiedzi AI, obsługa rozmów, leadów, statystyk, kopii, bezpieczeństwa i integracji skonfigurowanych przez klienta. Charakter operacji: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, wyszukiwanie, przekazywanie do upoważnionych dostawców, udostępnianie uprawnionym użytkownikom oraz usuwanie. Czas trwania odpowiada świadczeniu usługi i niezbędnym czynnościom zakończenia powierzenia.
2. Dane i osoby
Osobami są odwiedzający witryny, rozmówcy, potencjalni klienci, konsultanci oraz inne osoby, których dane klient zgodnie z prawem umieści w wiedzy lub rozmowach. Kategorie danych: imię, e-mail, telefon, treść pytań i odpowiedzi, dane zawarte w źródłach wiedzy, identyfikatory sesji, czas, dane techniczne i kontekst kontaktu. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych z art. 10 RODO; ich celowe przetwarzanie wymaga odrębnego uzgodnienia odpowiednich warunków.
3. Polecenia i obowiązki klienta
Udokumentowane polecenia obejmują niniejszą umowę, regulamin, konfigurację w panelu, uprawnione wywołania API i uzgodnienia e-mail. Rupcom przetwarza dane tylko na tych poleceniach, w tym w zakresie transferów, chyba że obowiązek wynika z prawa; o takim obowiązku informuje przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zabrania. Niezwłocznie informuje, jeśli polecenie w jego ocenie narusza przepisy o ochronie danych.
Klient odpowiada za legalność danych i poleceń, obowiązki informacyjne, podstawy prawne, minimalizację danych, uprawnienia użytkowników oraz żądania osób. Przed uruchomieniem formularza podaje informację o administratorze, celu i podstawie kontaktu oraz link do własnej polityki. Nie może traktować prośby o kontakt jako nieograniczonej zgody marketingowej.
4. Poufność i bezpieczeństwo
Rupcom zapewnia, że dostęp mają osoby upoważnione zobowiązane do poufności. Stosuje środki odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO: szyfrowanie transmisji HTTPS, kontrolę ról i separację organizacji oraz przestrzeni, hashowanie haseł i tokenów, ograniczenie dostępu do infrastruktury i kopii, limity ruchu, podpisy webhooków, aktualizacje oraz procedury obsługi błędów i incydentów. Środki mogą być rozwijane bez obniżania wymaganego poziomu ochrony. Klient odpowiada za bezpieczeństwo swoich urządzeń i danych dostępowych.
5. Dalsze powierzenie i transfery
Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z podmiotów dalszego przetwarzania potrzebnych do usługi: OVHcloud / OVH (hosting i poczta) oraz OpenAI (API modeli i embeddingów). Stripe obsługuje płatności zgodnie ze swoją rolą, a Google opcjonalne logowanie; nie otrzymują treści rozmów wyłącznie z tego tytułu. Integracje wskazane przez klienta stanowią jego odrębne polecenie.
Rupcom nakłada na podmioty dalszego przetwarzania obowiązki ochrony odpowiadające art. 28 RODO i odpowiada za wykonanie powierzonych im obowiązków zgodnie z tym przepisem. O planowanym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu poinformuje na e-mail konta co najmniej 30 dni wcześniej, umożliwiając uzasadniony sprzeciw związany z ochroną danych. Jeśli bezpieczne rozwiązanie nie jest możliwe, strony uzgodnią wyłączenie danej funkcji albo zakończenie jej świadczenia i rozliczenie niewykorzystanego opłaconego okresu w odpowiednim zakresie.
Transfer poza EOG wymaga podstawy z rozdziału V RODO, w szczególności adekwatności lub standardowych klauzul i właściwych zabezpieczeń. Nie gwarantujemy wyłącznego przetwarzania danych AI w UE ani Zero Data Retention. Informacje o odbiorcach i stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać przez pomoc@chatbotnest.pl.
6. Pomoc, naruszenia i audyt
Rupcom, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomaga w realizacji praw osób oraz obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO, w tym ocenie skutków i konsultacjach. Wniosek osoby dotyczący danych powierzonych przekazuje klientowi i nie rozstrzyga go samodzielnie bez jego polecenia, chyba że wymaga tego prawo.
Po stwierdzeniu naruszenia danych powierzonych zawiadamia klienta bez zbędnej zwłoki, przekazując dostępne informacje o charakterze, możliwych skutkach, kategoriach danych i środkach zaradczych; brakujące informacje uzupełnia etapami. Klient odpowiada za ocenę i ewentualne zgłoszenia organowi oraz osobom.
Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwiamy uzasadnione audyty, w tym inspekcje klienta lub upoważnionego audytora. Zakres i bezpieczny termin uzgadniamy przez pomoc@chatbotnest.pl, chroniąc dane innych klientów, tajemnice i dostępność usługi. Te uzgodnienia nie mogą wyłączać obowiązków wynikających z prawa.
7. Zakończenie i retencja
Retencja operacyjna jest opisana w polityce prywatności i zależy od planu. Klient może polecić wcześniejsze usunięcie zgodnie z uprawnieniami. Po zakończeniu świadczenia, zgodnie z wyborem klienta, Rupcom zwraca lub usuwa dane powierzone i usuwa ich kopie, chyba że prawo wymaga zachowania określonych danych. Żądanie przekazania danych należy zgłosić przed usunięciem konta lub chatbota; sposób, format i bezpieczny kanał uzgadniamy po weryfikacji uprawnienia.
Dane pozostające w odseparowanych kopiach nie są wykorzystywane do bieżącego świadczenia i podlegają usunięciu w cyklu wymiany; odtworzenie uwzględnia wcześniejsze polecenia usunięcia. Niezbędne własne dane rozliczeniowe Rupcom mogą być zachowane na odrębnej podstawie. Poufność obowiązuje również po zakończeniu umowy.
Strona główna · Regulamin · Prywatność · Cookies · Powierzenie danych